Text copied to clipboard!
Titel
Text copied to clipboard!Documentenbeheer Klerk
Beschrijving
Text copied to clipboard!
Wij zijn op zoek naar een Documentbeheer Klerk die verantwoordelijk is voor het efficiënt beheren, organiseren en archiveren van documenten binnen onze organisatie. In deze functie ben je het centrale aanspreekpunt voor alle documentatie en zorg je ervoor dat informatie snel en accuraat toegankelijk is voor collega’s en andere belanghebbenden. Je werkt nauw samen met verschillende afdelingen om te zorgen dat documenten correct worden opgeslagen, geclassificeerd en indien nodig vernietigd volgens de geldende regelgeving en het interne beleid.
Als Documentbeheer Klerk ben je verantwoordelijk voor het opzetten en onderhouden van een gestructureerd documentbeheersysteem, zowel digitaal als fysiek. Je houdt toezicht op de naleving van procedures rondom documentbeheer en ondersteunt medewerkers bij het vinden en beheren van documenten. Daarnaast ben je alert op mogelijke verbeteringen in het documentatieproces en draag je bij aan het optimaliseren van de workflow.
Je taken omvatten onder andere het registreren, coderen en archiveren van inkomende en uitgaande documenten, het beheren van vertrouwelijke informatie en het uitvoeren van periodieke controles op de volledigheid en actualiteit van het archief. Je bent zorgvuldig, georganiseerd en hebt oog voor detail. Je begrijpt het belang van privacy en vertrouwelijkheid en weet hoe je met gevoelige informatie omgaat.
Wij bieden een dynamische werkomgeving waarin nauwkeurigheid en betrouwbaarheid centraal staan. Je krijgt de kans om je administratieve vaardigheden verder te ontwikkelen en een belangrijke bijdrage te leveren aan het succes van onze organisatie. Ben jij gestructureerd, communicatief vaardig en heb je affiniteit met documentbeheer? Dan nodigen wij je graag uit om te solliciteren op deze functie.
Verantwoordelijkheden
Text copied to clipboard!- Beheren en archiveren van documenten, zowel digitaal als fysiek
- Registreren en coderen van inkomende en uitgaande documenten
- Zorgen voor naleving van interne procedures en regelgeving
- Ondersteunen van collega’s bij het vinden van documenten
- Uitvoeren van periodieke controles op het archief
- Beheren van vertrouwelijke en gevoelige informatie
- Optimaliseren van documentatieprocessen
- Opstellen en bijhouden van documentatiehandleidingen
- Samenwerken met verschillende afdelingen
- Signaleren van verbeterpunten in het documentbeheer
Vereisten
Text copied to clipboard!- MBO werk- en denkniveau
- Ervaring met administratieve werkzaamheden
- Goede beheersing van de Nederlandse taal
- Nauwkeurigheid en oog voor detail
- Kennis van digitale archiveringssystemen is een pré
- Goede communicatieve vaardigheden
- Zelfstandig en gestructureerd kunnen werken
- Integriteit en vertrouwelijkheid kunnen waarborgen
- Probleemoplossend vermogen
- Affiniteit met documentbeheer en archivering
Potentiële interviewvragen
Text copied to clipboard!- Wat spreekt je aan in documentbeheer?
- Heb je ervaring met digitale archiveringssystemen?
- Hoe ga je om met vertrouwelijke informatie?
- Kun je een voorbeeld geven van een gestructureerde werkwijze?
- Hoe zorg je voor naleving van procedures?
- Wat doe je als je een fout ontdekt in het archief?
- Hoe ondersteun je collega’s bij het vinden van documenten?
- Welke verbeteringen zou je doorvoeren in het documentatieproces?
- Ben je bekend met relevante wet- en regelgeving?
- Hoe blijf je georganiseerd bij grote hoeveelheden documenten?
